دانلود پاورپوینت مدیریت اسناد و بایگانی 34 اسلاید

دانلود پاورپوینت مدیریت اسناد و بایگانی 34 اسلاید

نوع فایل : پاورپوینت

شرح محتوا

مدیریت امور دفتری: 

مجموعه اصول و روشهایی است که ناظر بر دریافت و ثبت، تهیه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کلیه سطوح سازمانی می باشد.

امور دفتری یا سیستم گردش نامه های اداری

دریافت،ثبت، ارجاع ،پیگیری وصدور می شودو هر کدام از مداحل مذکور نیز از اقدامها و مراحل جزیی تری برخوردارمی باشد.

دبیر خانه: 

دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

نامه های اداری:

یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

یادداشت اداری:

برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد.

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:
.1کارکنان با تجربه وآموزش دیده..2تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری .3تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری .4تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه .5تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه .6تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه .7تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین
عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
.1رئیس دفتر یا دبیر خانه .2معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه .3مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها .4مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها
تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری: 
vعادی vبازکردنی vقابل کنترل
نامه های باز نکردنی: 
.1نامه های خصوصی و اداری وپژه .2نامه های باز شدنی
فرم کنترل نامه:

مشخصات نامه های ارسالی وکلیه واحدهای مربوطه را همراه با مهلت اقدام برای گیرندگان مشخص می نماید...